График Документооборота В Бухгалтерии Образец
Поскольку четких правил составления графика документооборота не существует, предлагаем рассмотреть принципы его составления на примере графика документооборота кадровой службы. Это структурное подразделение было выбрано в качестве примера, поскольку взаимодействует практически со всеми отделами предприятия. Любое предприятие фиксирует свою деятельность в различного рода документах. Процесс прохождения документов в установленной последовательности с момента их появления до сдачи в архив называется документооборотом.
Составленный график документооборота в бухгалтерии – залог правильной отчетности. Вся документация, поступающая в организацию, создается. Это интересно: График документооборота в бухгалтерии образец рб — Хитовые файлы, график. May 30, 2016 - График документооборота в бухгалтерии образец 2016: выясним, кто составляет график, зачем он нужен в компании и как вести учет.
Количество всех документов за год составляет объем документооборота предприятия, который учитывается при расчете численности персонала аппарата управления, расчете должностных окладов работников, применении средств механизации и автоматизации делопроизводства. График документооборота предприятия составляется на основании графиков документооборота его подразделений. Можно утверждать, что по сути он состоит из графиков документооборота подразделений предприятия. Что касается таких документов, как приказы, то их количество на предприятии может давать представление о загруженности всего управленческого аппарата, в частности кадровой службы и бухгалтерии (ведь им приходится иметь дело с большим количеством приказов). Роль кадровой службы в документообороте предприятия Кадровики общаются со всеми без исключения подразделениями предприятия.
Ведь они ответственны за подбор персонала, адаптацию работников, организацию обучения кадров, аттестацию, оплату отпусков, командировок, больничных листов, поощрения и награждения, оформление документов по привлечению работников к дисциплинарной ответственности, внесение изменений в трудовые договоры (повышение заработной платы, перевод работника на другую постоянную работу (должность), переименование должности) и т. д. И это далеко не полный перечень. Кадровая служба и бухгалтерия Особое взаимодействие у работников кадровой службы складывается с бухгалтерией. Между этими отделами осуществляется основной обмен документами. В бухгалтерию кадровики передают сведения о работниках (приказы о приеме и увольнении, повышении квалификационных разрядов, классов, категорий, сдают табеля учета рабочего времени для расчета заработной платы, листы нетрудоспособности и пр.). Поэтому очень важно, чтобы маршрут документов на предприятии был четко прописан, и условия прохождения документов выполнялись всеми ответственными лицами. Например, к процессам со сложным документооборотом относится оформление командировок и авансовых отчетов.
Первым занимается, как правило, канцелярия или кадровая служба, вторым — бухгалтерия. Здесь важно четко обозначить последовательность действий:. в какие сроки после оформления служебного задания работника должны представить документы в кадровую службу;. в какой срок кадровая служба оформляет приказ о командировке и командировочное удостоверение;. в какой срок кадровая служба передает в бухгалтерию приказ о направлении в командировку для расчета положенных работнику выплат. Кадровые службы ежегодно оформляют и получают множество документов, которые иногда теряются, не вовремя исполняются, небрежно хранятся.
Избежать подобных неприятностей поможет специально организованная на предприятии система документооборота. Система документооборота на предприятии Поскольку единой системы документооборота не существует, каждое предприятие может разработать подобную систему самостоятельно с учетом специфики своей деятельности. Разработка механизма управления документооборотом обеспечивает:.
стабильность работы всех служб предприятия;. четкость движения и оперативность обработки документов;. своевременность принятия управленческих решений. Неправильно организованный документооборот может привести к таким последствиям как:.
несвоевременная доставка документов (отчетной информации);. нарушение маршрута движения документов и их утеря;.
нарушение сроков выполнения распоряжений руководства;. передача искаженной (неточной) информации отделам;. отсутствие документов для отчетов по инвентарю предприятия и пр. График документооборота кадровой службы Многие вопросы, связанные с движением потока документов (входящие, исходящие и внутренние), решаются с помощью графика документооборота. Форма графика документооборота кадровой службы (как и любой другой) не отражена в нормативно-правовых актах. На практике сложились определенные правила составления графика документооборота. Но в первую очередь при составлении графика следует руководствоваться пунктом 5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года № 88 ( приложение 1).
Приложение 1 5. Організація документообігу 5.1. З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообігу, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву. Графік документообігу на підприємстві, в установі повинен забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальний строк його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації. Графік документообігу оформляється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку і термінів виконання робіт.
Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні документи, які відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю видається витяг із графіка. У витязі наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов’язків виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, установи, до яких передаються ці документи.
Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку необхідних документів та відомостей є обов’язковими для усіх підрозділів і служб підприємства. Как правило, графики разрабатываются руководителями подразделений, а утверждаются руководителем предприятия.
График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения пунктов ( приложение 2). При этом график должен устанавливать рациональный документооборот, т. Предусматривать оптимальное количество подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Приложение 2 УТВЕРЖДЕН Приказ директора ООО «Авангард» от № 37 ГРАФИК документооборота кадровой службы ООО «Авангард», г.
Киев № п/п Наименование документа Кто составил Количество экземпляров Срок передачи документа Кому передан Срок исполнения (передачи) 1 2 3 4 5 6 7 1 Приказ о приеме на работу Кадровая служба Юдина Л. В. 1 Еженедельно от 3-х до 5-ти дней после издания приказа Бухгалтерии Стадник В. В. В течение недели со дня получения 2 Приказ об увольнении Кадровая служба Юдина Л. В. 1 В день увольнения Бухгалтерии Стадник В. В. В день получения 3 Приказ о ежегодном отпуске Кадровая служба Юдина Л. В. 1 За 5 дней до начала отпуска Бухгалтерии Стадник В. В.
Не позднее 3-х рабочих дней до начала отпуска 4 Табель учета рабочего времени Кадровая служба Титова Р. М. 1 1 и 16 числа каждого месяца Бухгалтерии Стадник В. В. 5 и 20 числа каждого месяца С графиком ознакомлены: Руководитель кадровой службы Коваль А. Коваль Дата Главный бухгалтер Сидорова С. Т. Сидорова Дата Юрисконсульт Ярцева З.
Ярцева Дата Примечание. В график должны быть включены документы как поступающие в кадровую службу, так и исходящие, а также внутренние документы.
Например, оформление командировочных удостоверений, сдача форм отчетности в центры занятости: о наличии вакансий , о запланированном высвобождении работников , о принятых работниках , о занятости и трудоустройстве инвалидов и др. По каждому документу график документооборота должен содержать следующие разделы:. порядок создания документа (количество экземпляров, ответственные за выписку, ответственные за оформление, ответственные за исполнение, срок исполнения);. порядок проверки документа (ответственные за проверку, кто представляет на проверку, порядок представления, срок представления);. порядок обработки документа (исполнитель, срок исполнения, контроль исполнения);. порядок передачи документа в архив (исполнитель, срок исполнения).
Ответственность за соблюдение графика, т. е. За своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Особенности работы с графиком документооборота Для оперативной работы с графиками каждому исполнителю под роспись вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к его сфере деятельности, прописываются сроки их представления и выполнения, а также указываются подразделения предприятия, в которые направляются документы. График документооборота должен соответствовать не только действующему законодательству, но и локальным актам предприятия, например, разработанным на предприятии должностным инструкциям. Сроки прохождения документов и сроки, установленные КЗоТ Движение первичных документов в кадровой службе регламентируется графиком документооборота. Чтобы вовремя обеспечивать бухгалтерию, руководство и работников необходимыми документами, следует рассчитать, сколько времени займет их подготовка, и учитывать сроки, установленные законодательством, на действия относительно кадров, основывающиеся на этих документах.
График документооборота для учетной политики - образец такого документа помогает в разработке собственной схемы работы с документами. Какие нюансы необходимо учесть в процессе его составления, узнайте из нашего материала. Что такое график документооборота и для чего он необходим? График документооборота — это представленная в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение. График документооборота помогает:. упорядочить процесс работы с документами;. рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;.
сократить задержки времени при обработке документации;. избежать рабочих конфликтов;.
осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;. своевременно формировать отчетность. Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:. масштабов деятельности фирмы;. структуры предприятия;. особенностей построения системы управления;.
График Документооборота В Бухгалтерии Образец 2015
видов применяемой первички;. иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.). С видами и формами учетной первички знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:.;.;. Как подготовиться к составлению графика документооборота? Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:.
График Документооборота В Бухгалтерии Образец
составить полный перечень документов, подлежащих обработке;. для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей; В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала. сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания; Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала. сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;. конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;.
разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;. конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота). После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации. Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами. Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец? Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики.